貸し会議室とは何でしょうか。これは会議室を個室単位でレンタルが出来るサービスです。近年では企業や民間団体がこのサービスを利用しているケースが増え、サービスを提供する場所もまた増えてきています。貸し出されるのは産業会館や公民館などが一般的です。

どのような目的で貸し会議室が使用されるのか。名前がそのまま会議室とついている通り、一番の目的は会議のために使用されます。クライアントとの商談を行うにあたってスペースが必要となった時、あるいは企業説明会を行う場所が必要になった時など、この貸し会議室が使われます。この企業説明会は正社員募集時だけでなく、アルバイト募集の際にも使われるようになってきています。他にも起業、オフィス立ち上げの場つなぎとしても有効です。レンタルなので、その日だけの使用、または数日だけの使用として申請し、貸し会議室が利用できるのです。

会議の規模、内容、行う場所、必要となる設備などから、利用する貸し会議室を自由に選択することが出来ます。その自由さから、近年では自社内に会議室を持たず、この貸し会議室を利用する企業が増えてきているのです。またビルで事業を行うのではなく、自宅を事務所として兼用している個人事業主からも利用されています。

貸し会議室が何故利用されるようになってきたのでしょうか。そこには使うメリットがあるからに他ありません。例えば実際に会議を行うにあたって、普通に話し合いだけをするだけならば問題はないでしょう。ですが、会議を円滑に進めるにあたり、何か必要な設備があったとします。ですが会社にはその設備がない、となるとその設備を購入する必要があります。それにかかる費用よりも、貸し会議室を利用することにより費用が安く済む場合があります。貸し会議室には多くの利用者が集まります。貸す側は利用者に心地よく利用してもらうため、必要な設備を整えます。そのため貸し会議室には使用したいと思える設備が揃っているのがメリットといえるでしょう。

貸す側の思いは設備だけに留まりません。証明、空調もまた会議を行うにあたって快適なものになっています。また多くの貸し会議室はセキュリティにも気を配っています。これは貸す側の義務といってもいいでしょう。そのため円滑に会議を行うならば貸し会議室が良いケースがあるのです。

他にもクライアントのオフィスが離れているため、遠方からはるばると自社に訪問させるのは気が引けるというケースがあります。ならばクライアントからだけでなく、自分からも出向いて貸し会議室をレンタルし、そこで打ち合わせを行うという行動も出来ます。

貸し会議室を利用するメリットを挙げましたが、当然ながらデメリットも存在します。貸し会議室は立地が良い場所に多く点在し、設備も充実し、会議室の環境も良いです。利用する側としては何度も利用したいという利便性があります。逆に言えば、何度も利用してしまう、と思えてしまう事がデメリットと言えるでしょう。これはレンタルサービスですので、何度も利用するとその分支払うコストが高くなっていきます。予算があるならば、それに収められるよう会議のスケジュールを組む必要があります。それを超えるほどにまで会議が長引くとなると、予算オーバーというデメリットとなります。

またレンタルサービスなので、会議室は自社にありません。あるいは個人事業で自宅を仕事場にしている方も利用するサービスです。だからこそ普段仕事をする場所から外出し、移動しなければなりません。その際にかかる交通費も微量ながらコストになりますし、移動時間も計算に入れなければなりません。中にはこの移動こそが億劫に感じる人もいるでしょう。忙しい時期ならばなおさらです。そのためこの移動、交通費もデメリットの一つになるでしょう。

そしてこの移動により、会社の中から人がいなくなります。プロジェクトに関わる人が少なくなったことで、疑問点や社外からの問い合わせに対応出来る人が少なくなってしまうとも言えるでしょう。

貸し会議室を利用するにあたって、時間やコストの有効活用出来るポイントは何かを考えてみましょう。デメリットもありますが、やはりメリットにこそ目を向けてみましょう。貸し会議室を利用するにあたり、着目すべきはその立地です。貸し会議室は駅の近くに多く確認されています。近隣だけでなく、地方などの遠方からクライアントが来た際に、すぐに会議室へと訪れられるため、時間短縮が出来ます。また逆に自社がわかりづらい場所にある場合においても貸し会議室は有効です。何故ならばわかりにくい場所にあるため、初めて自社に訪問される場合、クライアントが探し回ってしまうケースが考えられます。それは無駄な時間となるため、貸し会議室を利用することでその無駄な時間を減らすことが出来るのです。

コスト削減についてですが、やはり備品購入をせずとも済むという点でしょう。会議室に必要な設備といえども、使用頻度が低いものをわざわざ購入するのは気が引けます。それならばその設備がついている貸し会議室を利用した方が、余分なコストを減らすことが出来ます。また会議が長丁場になる際には、食事、飲み物を手配する必要があります。貸し会議室にはそれらを手配してくれるオプションサービスがついているところがあります。このオプションを利用することで、こういった食事に関する手間やコストを減らし、同時に参加者のモチベーションアップを図ることも出来るのです。