利用時間を延長したい場合はどうする?
2017.05.23

クールなビル

貸し会議室の利用において、利用時間の延長の可能性はあります。想定以上に長引いてしまった会議、あるいは会議以外での利用目的において、時間延長を申請出来るのでしょうか。基本的に利用時間の延長は事前申請をすれば可能です。

しかし、貸し会議室はレンタルサービスのため、直前の申請やそもそも延長自体を受け付けていないところもありますので注意しましょう。直前の申請は当然ながら延長だけでなく、通常の利用においても同様です。他の利用客が予約をしている可能性があるので、割り込む形になってしまうので事前の予約が必要です。また延長を受け付けているところでも、他の利用客が次の予約をしている場合においても延長は出来ません。

延長の際には延長料金が発生します。延長料金の設定もまた貸し会議室によって異なります。延長時間1時間のところがあれば、30分ごとの料金ということもあります。事前にしっかりと確認し、貸し会議室を選びましょう。そしてもし延長するかもしれないと思った際には、終了時間の前に申請することを忘れないようにしましょう。

また曜日や時間においても延長が不可能な場合があります。平日ならば延長は可能でも、土日の場合は延長が不可能な貸し会議室があります。そして深夜、早朝においても延長を受け付けない場合があるのです。そのためその時間帯で長時間の利用をするならば、あらかじめ長時間の利用時間を設定することで、途中で終わるということを避けることが出来ます。ただし、この場合でもやはり他の利用客がいた場合においても不可能なことがあるので注意しましょう。

基本的に貸し会議室は設定された時間内で終える事が望ましいものです。あくまでもレンタルサービスなので、レンタルで設定した時間で利用し、綺麗に撤収することが好ましいものです。ですが、やむを得ず延長になってしまう際には、しっかりと事前に申請をしておきましょう。会議に熱中、あるいはまた別の目的で利用して夢中になってしまい、延長の申請を忘れてしまう可能性があります。終了時間が間近に迫り、まだ終わっていないから延長します、ということはあまり通用しないので、そこだけは注意が必要です。そして延長料金は通常の利用料金よりも安いところがあれば、高いところがあります。そのあたりの料金設定にも目を向け、延長を申請したら想定以上に高かった、ということがないように気をつけましょう。また会議室の撤収作業をしていて時間を超過した、ということもないように気をつけましょう。

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