参加人数に合った広さを選ぼう
2017.05.23

明るいビル貸し会議室を選ぶ際には、やはり参加人数に合わせた規模にしましょう。設定した予算と、参加人数から使用したい会議室の広さを明確にすることが大切です。少人数での会議か、大人数での会議かというだけでも部屋の広さは違ってきます。想定される会議の方法としては机を囲んでの会議、そして二つのラインで机を並べて向かい合う形での会議でしょう。それが可能な規模をしているのか、しっかりと調べましょう。

また貸し会議室を利用する目的は会議だけに留まりません。セミナーやイベントを開催する際には、もっと広い会議室を利用することになるでしょう。こちらは会議と違い、参加者の人数は膨大になるでしょう。数十人もの人数を想定しているならば、それに見合った規模をした会議室をおさえることが重要です。その際には、想定される人数に加え、予備人数を設定しておくと、万が一の際にも対応出来るでしょう。その予備人数は事前予約をした参加者だけでなく、当日参加者も想定しておくとより対応に困ることはありません。これらにも対応出来るだけの収容スペースがある会議室を選びましょう。

そして収容出来る広さを確保する際にも気をつけたいのが、広すぎてもだめだという点です。狭すぎず、広すぎずちょうどいい広さが肝心です。参加者はどれだけいるのかを想定し、その全員を収容出来るだけのスペースがある上に、余裕を持って更に広くしておこうとしておくことは確かに大切です。ですが、それに余裕を持たせすぎて予備人数といえないくらいに広くしてしまうと、実際に貸し会議室を利用ときに無駄が発生してしまいます。例えばセミナーを開催する際に前から椅子を並べていきますが、実際に開催すると後ろの方の椅子ががらがらになってしまった、という点です。これでは椅子とスペースの無駄になります。もう少し狭くても良かったということに気付くだけでなく、この貸し会議室の料金にも無駄が発生します。貸し会議室は規模の大きさによって利用料金が高くなっていきます。この無駄なスペースの分だけ高くなってしまったのですから、余分なコストなのだということがよくわかります。なので広すぎず、狭すぎないちょうどいい貸し会議室を選ぶことが重要なのです。

いかがでしょうか。基本的なことかもしれませんが、実際に利用するとなるとその基本的な準備や想定こそ大事なものです。予算に見合ったものか、参加者と予備人数はしっかりと設定されているか。これを改めて振り返り、目的や立地に合った貸し会議室を選びましょう。

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